Na základě archivního zákona jsou povinny vyřazovat dokumenty na základě skartačního řízení. Pokud chce někdo něco vyřadit, musí vytvořit seznam dokumentů a předložit je příslušnému archivu. Instituce, které mají okresní, obvodní nebo místní povahu, jsou povinny předkládat své dokumenty státnímu okresnímu archivu, původci širší působnosti příslušnému státnímu oblastnímu nebo zemského archivu. Tímto způsobem se materiály v dnešní době do archivu dostávají. Pracovníci archivu pak rozhodují, co má nebo nemá archivní hodnotu. Dokumenty do roku 1850 jsou stoprocentní archiválií. Z let 1850-1900 má trvalou hodnotu už jenom asi padesát procent. V dnešní době jsou to asi dvě procenta z dokumentů, které úřady vyprodukují.

„Mezi nejdůležitější archiválie řadíme například zápisy samosprávných orgánů. V Uherském Hradišti jsou takové zápisy dochovány v nepřetržité řadě od požáru města v roce 1681, tedy více jak 300 let. Zájemce v těchto záznamech najde vše důležité, co se ve městě nebo v obci projednávalo. Z dědických spisů okresních soudů 19. století mohou čerpat zase etnografové pro výzkum vybavení domácností, jsou zde třeba informace, kolik peřin či fěr túšků kdo dědil, “ řekl ředitel archivu.

Materiály, které se do archivu dostanou, tvoří fondy. Fond je jakoby pozůstalost určité instituce. Když má hradišťský archiv více než 1400 fondů, jedná se o materiály čtrnácti set institucí. Rozsah je také různorodý. „Například materiál Okresního úřadu v Uherském Hradišti, který existoval od roku 1850 do roku 1945, má pět set běžných metrů, to je vzdálenost, kterou by vytvořily materiály, uložené vedle sebe do kartonů nebo pořadačů. Naopak například šachový spolek v Šumicích má zase rozsah jen dva centimetry. Pro představu čtenářů máme u nás v archivu celkem tři kilometry materiálů. Základní evidence je rozdělena na listiny, knihy a spisy a jednotliviny, které jsou u nás shromážděny,“ sdělil Čoupek.

Již dříve zveřejněné články naleznete vpravo nahoře v oddíle Související články